De la pile de documents au dossier prêt à archiver.
Scannez une pile de justificatifs : chaque document est reconnu, séparé et classé, prêt pour votre coffre-fort numérique. Pour une vente en cours, collectez et relancez les pièces de vos clients. Sans changer vos outils métiers.
Une question ? Parlons de votre garageArchivage Express
Un PDF de 8 pages sorti du scanner
- Classé
Pièce d'identité
Pages 1 et 2
- Classé
Justificatif de domicile
Page 3
- Classé
Permis de conduire
Pages 4 et 5
- Classé
Certificat d'immatriculation
Page 6
- Classé
Facture
Pages 7 et 8
Chaque document devient une pièce du dossier, à valider par le professionnel.
Ce qui vous fait perdre du temps
Aujourd'hui
- 1. Scanner chaque feuille ou chaque lot
- 2. Retrouver le PDF créé
- 3. Séparer les pièces et identifier le bon document
- 4. Renommer et rattacher au bon client et au bon véhicule
- 5. Déposer dans le coffre-fort, puis revenir sur les pièces manquantes
Avec Rolvia Documents
- Un seul lot scanné ou photographié pour tout le dossier
- Les pages arrivent dans le bon dossier, regroupées par type
- Le classement proposé se corrige en quelques clics
- Chaque pièce est rattachée et nommée selon la même règle
- Les manquants sont relancés, l'export est prêt à archiver
Le temps réellement gagné n'est pas une promesse : c'est ce que vous mesurez, sur vos propres dossiers.
Deux besoins, deux parcours
Indépendants l'un de l'autre : scanner ne demande jamais de créer une vente.
Scanner une pile pour préparer le CFN
Archivage Express : un seul passage au scanner ou au téléphone. Chaque document est reconnu, séparé, classé et nommé, puis téléchargé en PDF ou en ZIP pour votre coffre-fort numérique. Le dépôt reste fait par vous.
Récupérer les pièces d'une vente
Vente en cours : le client reçoit un lien de collecte et dépose ses pièces depuis son téléphone. Vous validez, les manquants sont relancés.
Un parcours simple, du premier document au dossier complet.
- ÉTAPE 1
Créer le dossier
Client, véhicule et liste des pièces réellement nécessaires.
- ÉTAPE 2
Envoyer le lien client
Un lien de dépôt propre au dossier, sans compte à créer.
- ÉTAPE 3
Collecter les pièces
Le client dépose depuis son téléphone ; vous contrôlez chaque pièce.
- ÉTAPE 4
Relancer les manquants
Uniquement les pièces manquantes ou à corriger, jamais celles validées.
- ÉTAPE 5
Exporter le dossier organisé
Une arborescence claire et un récapitulatif, prêts à archiver.
Ce que Rolvia Documents prend en charge
Une couche de coordination documentaire, complémentaire de vos logiciels métiers : elle ne remplace pas votre DMS.
Archivage Express
Un PDF du scanner ou des photos du téléphone, sans créer de dossier : les pages sont lues, séparées en documents et classées, puis confirmées par le professionnel.
Portail client sécurisé
Lien individuel, limité au dossier, avec date d'expiration et révocation.
Suivi de complétude
Pièces reçues, manquantes, refusées et validées, visibles d'un coup d'œil.
Validation des documents
Validation humaine en deux clics, refus motivé et demande de correction ciblée.
Relances automatiques
Séquences J+1, J+3, J+7 configurables, arrêtées dès que le dossier n'en a plus besoin.
Tableau de bord
Les dossiers qui demandent votre attention, calculés en continu.
Export documentaire organisé
ZIP structuré par type de pièce avec manifeste CSV.
Vous conservez votre SIV, votre DMS et votre coffre-fort.
Rolvia Documents prépare et organise les justificatifs. L'export structuré est prêt à déposer dans votre coffre-fort. Les intégrations directes avec les coffres-forts numériques dépendront des fournisseurs et des accès techniques autorisés.
Votre espace est prêt en deux minutes.
Créez le compte du garage, confirmez votre adresse e-mail, puis ouvrez votre premier dossier. Invitez ensuite votre équipe depuis les paramètres.
Archivage Express
PDF du scanner ou photos du téléphone, lus, séparés et classés, sans créer de dossier.
Espace professionnel
Tableau de bord, dossiers, équipe et rôles.
Lien de dépôt client
Le client envoie ses pièces depuis son téléphone, sans compte.
Relances
E-mails envoyés au client pour les seules pièces manquantes.
Parlons de votre garage.
Garages, négociants et concessions : l'équipe Rolvia vous accompagne pour mettre en place Rolvia Documents sur vos propres dossiers et mesurer le temps gagné.
- Un échange pour comprendre votre organisation actuelle
- Une présentation sur vos types de dossiers
- Une mise en place accompagnée, avec des indicateurs avant / après